Projektno izveštavanje

Autorka: Tanja Maksić, BIRN

Šta želimo da postignemo

Kako projektno finansiranje postaje sve značajniji izvor prihoda za medijske kuće, važno je ovladati tehnikama upravljanja projektnim ciklusom i izveštavanjem. Nakon što ste osmislili projekat i dobili podršku donatora, u sledećem koraku bi trebalo da inicijalnu projektnu ideju sprovedete u delo vodeći računa o postignutim rezultatima, ali i o korišćenju (ograničenih) resursa koji su vam na raspolaganju.

Merenjem rezultata i izveštavanjem prirodno se završava svaki projektni ciklus (iniciranje – planiranje – implementacija – evaluacija i izveštavanje) i sve etape zajedno trebalo bi da čine jednu logički i tematski povezanu celinu. Izveštaj o sprovedenom projektu nije samo „još jedan obrazac“ koji bi trebalo popuniti i dostaviti donatoru – on bi trebalo da bude alat za učenje i internu procenu uspešnosti u sprovođenju ovog tipa aktivnosti. Ovaj tip izveštavanja zapravo bi trebalo da ispriča priču o dobro obavljenom poslu.

Ujedno, sumiranjem rezultata, pregledom sprovedenih aktivnosti i rezultata, medijske kuće dobijaju važan alat za samoprocenu i testiranje sopstvene efikasnosti u korišćenju resursa (i ljudskih i novčanih), upravljanja vremenom, reagovanja na rizike, nove inicijative koje se pojave u toku sprovođenja projekta i slično.

Preporuka BIRN-a je da se pre svakog novog projektnog ciklusa detaljno pogledaju rezultati prethodnih, njihove slabije i jače strane, pa da se tek onda otpočnu dalji procesi planiranja i pisanja narednih projekata.

Iako je samo pisanje izveštaja donatorima posao projekt menadžera i finansijskog koordinatora, merenje rezultata i „naučene lekcije“ trebalo bi da budu timski rad. Svaki član tima trebalo bi da ima mogućnost da iskaže svoje viđenje uspešnosti projekta, sopstvene uloge na projektu, kvaliteta komunikacije i interne organizacije, kao i da predloži nove ideje na osnovu prethodnog iskustva.

Šta podrazumevamo pod Projektnim ciklusom i izveštavanjem

Projektni ciklus ili „život“ jednog projekta obično ima četiri faze:

• Inicijalna faza – početna faza u kojoj bi medijske kuće trebalo da odgovore na dva glavna pitanja: šta želimo da postignemo ovim projektom (ukoliko prepoznajemo problem koji bi trebalo da rešimo) i da li uopšte da radimo ovaj projekat (imajući u vidu resurse potrebne za njegovu realizaciju).
• Faza planiranja – u ovoj fazi se kreira projektni plan. On bi trebalo da bude što detaljniji i da predvidi sve korake koji su potrebni za dostizanje zacrtanog cilja. U ovoj fazi definiše se projektni plan sa aktivnostima, pojedinačnim zadacima, ljudskim, operativnim i finansijskim resursima kao i vremenski okvir potreban za njegovo sprovođenje. U ovoj fazi se takođe definišu i sve zainteresovane strane i komunikacioni plan za svaku od zainteresovanih strana (donosioci odluka, građani, ekspertska zajednica, manjinska zajednica,…). Kontrolne mere, plan monitoringa rezultata i evaluacija su takođe deo faze planiranja. Preporuka je da u ovoj fazi projektni tim identifikuje potencijalne rizike koji mogu nepovoljno da utiču na sprovođenje projekta kao i mere kojima će se odgovoriti na rizike. Većina ovih informacija naći će svoje mesto u obrascima za podnošenje projekata koje traže sami donatori.
• Faza implementacije – u ovoj fazi kreće se sa izvršenjem projektnog plana. Menadžeri projekta trebalo bi da prate svoje saradnike u izvršavanju zadataka, te reaguju ako vide da postoje problemi u implementaciji. Dobra komunikacija unutar tima, kao i pravovremena komunikacija sa spoljnim saradnicima je ključna u ovoj fazi projekta. Ukoliko se proceni da postoje ozbiljne poteškoće sa sprovođenjem pojedinih projektnih zadataka, menadžer projekta može da traži izmenu projektnog plana, produženje roka ili izmenu nekih budžetskih linija. Pojedini donatori mogu da traže periodične izveštaje koji će pratiti i ovu fazu projekta (na primer, kvartalne izveštaje za projekat koji traje godinu dana).
• Završna faza – u ovoj fazi projekat se zatvara, završavaju se potpisani ugovori, predaju se projektni proizvodi (za medije to bi značilo da se emituje sav sadržaj koji je proizveden ili da je website pušten u rad, objavljena baza podataka i slično) i svi učesnici i saradnici na projektu se obaveštavaju da je projekat okončan. U ovoj fazi se predaju i izveštaji donatorima. Oni obično imaju dve komponente, finansijsku i projektnu, koje moraju biti međusobno povezane. Finansijski izveštaji bi trebalo da pokažu da je novac potrošen isključivo u svrhu projektnih aktivnosti i u skladu sa važećim knjigovodstvenim i finansijskim zakonima i pravilima, dok bi  projektni izveštaji trebalo da pokažu kako su te iste aktivnosti sprovedene i kakav su rezultat proizvele (na primer, ako finansijski izveštaj pokazuje da je plaćena produkcija 10 video priloga, projektni izveštaj trebalo bi da pokaže i ponudi dokaze o tome da je 10 video priloga zaista i emitovano, te koje su sve aktivnosti prethodile ovoj vrsti produkcije, na kom kanalu su sadržaji emitovani i kakva je bila reakcija publike na ponuđeni sadržaj).

Međunarodni i domaći donatori mahom se oslanjaju na sistem menadžmenta koji se bazira na rezultatima tzv. result-based management (RBM), što znači da je glavni akcenat u izveštavanju na postignutim rezultatima i sistemima za merenje, odnosno na dokazima koji će da potvrde da su određeni rezultati postignuti.